Organiser sa journée : 9 astuces efficaces

Vous souhaitez gagner en efficacité, mais vous ne savez pas comment faire. Chaque jour, vous vous retrouvez confronté aux mêmes problématiques. Comment organiser sa journée afin de gagner en productivité et obtenir de meilleurs résultats vers vos objectifs ? Comment s’assurer une bonne gestion du temps ?

Par le passé, j’étais cette personne qui se levait le matin sans prévoir réellement ce qu’elle allait faire de ces heures que lui offre chaque jour. J’allais au travail sans objectif. Je remplissais mes missions sans en faire beaucoup plus. Et je touchais ma paie à la fin du mois.

Au final, je n’avais pas de but précis. J’étais un simple exécutant. Et, en rentrant chez moi le soir, je me mettais devant la télévision, je dînais, et je me couchais. Le cas parfait du “métro boulot dodo“.

Qu’avais-je accompli durant cette journée type ? Rien. Qu’avais-je appris ? Rien. M’étais-je donné les moyens de progresser, de me développer, d’atteindre mes objectifs ? Évidemment, non. Avais-je même conscience de mes objectifs ? Sûrement pas.

Organiser sa journée sur un carnet
Utiliser un agenda, un carnet, une application sur son smartphone ou son ordinateur, pour organiser sa journée et pouvoir avoir un suivi. Photo by Sarah Pflug

Ce que je propose pour mieux organiser sa journée

Et puis un jour, j’ai décidé de me reprendre en main. Comme un déclic. J’ai déterminé mes besoins, pris en compte mes valeurs, défini mes objectifs, établi un plan d’action ajustable à tout moment. Et chaque jour, j’agis dans ce but. Celui d’avancer vers ces objectifs en accomplissant quotidiennement une ou plusieurs tâches importantes.

Dans cet article, je ne vais pas pouvoir vous dire tout ce que j’ai appris, car il me faudrait un livre entier pour en parler, ou alors un blog comme celui-ci. Mais je vais vous donner quelques astuces efficaces qui pourront changer la donne et vous aider dans l’organisation de vos journées.

Dans ces prochains paragraphes, vous allez apprendre comment en faire davantage sans pour autant oublier ce qui doit être réalisé. Sans se détourner de ses objectifs et de ses priorités. Vous allez comprendre comment ne plus vous laisser submerger, désorganiser, par toutes vos tâches. Et vous allez découvrir comment vous créer des habitudes de productivité, ainsi que le rôle important de la récompense lorsque vous réalisez une tâche.

Grâce à ces conseils, vous saurez comment ne plus subir le stress, et comment reprendre le contrôle de vos journée, de votre vie.

Organiser sa journée, ça se prépare

Dans un premier temps, je vous encourage à vous munir d’un calendrier ou un agenda. Assurez-vous d’avoir suffisamment d’espace pour écrire, noter vos listes d’actions à réaliser. Vous pouvez bien entendu préférer un simple carnet. A vous de déterminer la méthode qui vous convient le plus. Ce support sera votre unique support : qu’il s’agisse de vos tâches professionnelles comme personnelles. En effet, il est important que vous puissiez tout retrouver au même endroit.

Vous pouvez également décider de dématérialiser votre agenda. Il existe d’ailleurs de nombreuses applications de calendrier sur les smartphones ou sur les ordinateurs portables qui se synchronisent avec tous vos écrans connectés. Il existe également d’autres applications de productivité qui remplissent parfaitement leur mission.

Choisir un support avec de l’espace pour écrire vous permet de rédiger après chaque action réalisée un feedback très utile pour vous. Cela vous permet de garder une trace de l’état d’esprit dans lequel vous étiez à un moment précis, et constater l’évolution.

1 – La planification

Il est important de bien travailler sa planification. En effet, planifier ses tâches permet de donner de la visibilité au contenu de sa journée. Il s’agit d’une astuce très “80/20”, pour reprendre la fameuse loi de Pareto.

Si vous utilisez un agenda électronique, sur tablette ou smartphone, vous aurez la possibilité d’utiliser de nombreux codes couleurs. Cela vous permettra de coordonner certaines actions. Par exemple : les tâches personnelles en vert, les tâches professionnelles en jaune, les loisirs en rouge… Si vous préférez les bons vieux agendas “papier”, vous pouvez toujours faire de même en utilisant des feutres ou des stylos de couleur.

Cette astuce, toute simple et que vous utilisez peut-être déjà, a pour vertu de vous aider à mieux différencier chaque tâches. Cela clarifiera vos plannings et vous aidera à voir en un clin d’œil quelles sont les actions prioritaires, professionnelles, personnelles, etc. Vous saurez ainsi déterminer l’essentiel en un instant.

2 – Le classement

Pour ne pas partir dans tous les sens et finir par s’éparpiller, il est primordial de s’organiser. Et une bonne organisation passe par un classement des tâches à réaliser par ordre de priorité. Quelle action doit être effectuée en premier parce qu’elle est obligatoire ? Quelle action peut-être reportée ou peut attendre ?

A vous de vous poser les bonnes questions. Questionnez-vous sur le temps que vous prendre telle ou telle tâche. Laquelle est la plus importante, à la fois pour vous et votre entourage ? Laquelle est la plus imminente ? Quelles sont les exigences et les ressources nécessaires pour la réalisation de chacune de ces tâches ?

Au terme de cette réflexion, vous aurez une excellente idée de la tâche la plus importante à réaliser.

3 – La mise en évidence

Une fois que vous avez déterminé les critères qui vous permettent de classer vos tâches par ordre de priorité, mettez les tâches prioritaires en évidence.

Utilisez des marqueurs que vous reconnaîtrez en un clin d’œil. Vous pouvez déterminer une échelle de priorité avec plusieurs niveau et ainsi utiliser plusieurs marqueurs.

4 – L’estimation

L’idée ici n’est pas de déterminer le temps exact que vous passerez sur chacune de vos actions. Le but est d’estimer le temps que vous y consacrerez. Cela vous permet de mieux organiser votre temps sur votre journée.

Ne soyez pas trop sévère avec vous même. Consacrez-vous des plages suffisamment larges. Il vaut mieux consacrer un peu plus de temps que prévu à une tâche, mais la réaliser, que sous-estimer le temps nécessaire et abandonner.

En estimant une durée pour chaque action vous permettra de vous libérer l’esprit d’un stress potentiel généré par le manque de temps. Ainsi, si vous devez envoyer 3 e-mails importants et que vous estimez objectivement avoir besoin de 15 minutes pour chacun d’eux, programmez-vous une plage d’une heure plutôt que 45 minutes. Cela vous offrira un petit bonus de temps pour vous organiser, vous documenter, vous relire, en toute tranquillité.

Pensez également que ce temps consacré comprendra également le temps de préparation à se lancer, et le temps de transition entre deux actions. Ainsi, si vous devez vous déplacer, prenez en compte le temps de transport en vous octroyant une petite marge.

5 – Le temps pour vous

Dans votre emploi du temps, n’oubliez pas de penser à vous. Car bien organiser sa journée, ce n’est pas remplir son planning jusqu’à ce qu’il ne reste plus une minute de libre. Gardez du temps pour vous. Du temps libre pour toutes ces petites choses qui ne sont pas prioritaires, que vous avez prévues pour plus tard. Mais également pour vos loisirs, vos moments de détente.

Et si jamais vos tâches prioritaires ont pris un peu plus de temps que prévu, vous pourrez toujours déborder un peu.

Organiser sa journée et passer à l’action !

Maintenant que vous avez organisé votre journée, que vous avez déterminé vos tâches et les avez classées par priorité, il faut passer à l’action. Programmez des alarmes sur votre smartphone pour être certain de ne pas les manquer.

Faites en sorte d’avoir votre planning à portée de main. En effet, cela vous permettra de le regarder régulièrement. Le matin, le soir, vous devez avoir la possibilité de le consulter.

En début de journée, relisez ces actions à réaliser. Puis, vérifiez que le classement que vous avez fait est cohérent et rappelez-vous pourquoi ces actions sont importantes. C’est un excellent moyen de booster votre motivation. Et en fin de journée, faites le point sur ce que vous avez effectué.

1 – Les ajustements

Un planning que vous avez déterminé la veille, la semaine précédente ou le mois précédent, n’est pas figé. Vous pouvez bien évidemment réaliser quelques ajustements lorsqu’ils sont nécessaires. Mais attention à ce que cela ne devienne pas une excuse pour ne pas réaliser vos tâches les plus importantes.

Cependant, il se peut que des impondérables apparaissent dans votre emploi du temps et vous obligent à vous réorganiser. Mais gardez en tête qu’il est préférable d’accorder plus de temps à vos tâches que de les reporter. Car, vous vous en doutez, l’idée n’est pas de céder à un comportement de procrastination.

2 – La validation

Dès que vous avez réalisé une tâche, supprimez-la de votre liste. Vous pouvez la barrer avec un stylo sur votre carnet. Ou bien cocher une case si vous utilisez une application sur vos écrans. Ou tout simplement la supprimer.

Vous ressentirez ce sentiment si valorisant de réussite à chaque fois que vous validerez une tâche que vous venez d’effectuer. Et s’il vous reste des actions à la fin de votre journée, transférez-les dans votre liste du lendemain. Faites donc en sorte d’en avoir le moins possible. N’oubliez pas que le temps est incompressible. A force de reporter, vous risqueriez de saturer vos journées et perdre votre motivation.

3 – La récompense

Récompensez-vous ! Oui oui, même si vous êtes seul, offrez-vous quelque chose. Faites-vous plaisir !

Ne sous-estimez la puissance d’une récompense. Car elle vous apportera du plaisir, de la satisfaction, un sentiment de fierté. Tout cela nourrira votre motivation pour continuer ainsi.

Bien entendu, soyez réaliste. Donc offrez-vous des récompenses qui soient à la hauteur des tâches à effectuer. Cela peut-être un petit restaurant, une sortie au cinéma, un bon bain chaud…

4 – L’évaluation de la méthode

Jusqu’ici, je vous ai proposé un modèle simple pour organiser sa journée. Elle n’est pas arrêtée, elle n’est pas figée dans le marbre.

Faites le point régulièrement et estimez si, selon vous, cette méthode vous convient toujours. Si elle vous met en difficulté, déterminez les origines de ces difficultés. Avez-vous tendance à repousser un trop grand nombre de tâches ? Vous sentez-vous plus productif le matin que l’après-midi ? En répondant à ce genre de questions, vous découvrirez des pistes d’amélioration. Ainsi, vous pourrez réajuster cette organisation afin qu’elle vous convienne davantage.

Enfin, à la fin de chaque journée, dites en une simple phrase comment vous vous êtes senti pour accomplir toutes ces actions. Cela vous permettra effectivement de déterminer l’efficacité de cette méthode et des ajustements auxquels vous procéderez.

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6 Comments

  1. Jessica 22 mai 2019
    • Jung - Coach en ligne 22 mai 2019
  2. Jasmine Moineau 23 mai 2019
    • Jung - Coach en ligne 24 mai 2019
  3. Jennifer 18 juin 2019
    • Jung - Coach en ligne 21 juin 2019

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