Gestion du temps : mes 10 conseils indispensables

Vos journĂ©es surchargĂ©es se suivent et vous ne trouvez pas la solution pour vous en sortir ? Vous en avez assez de terminer chaque jour Ă©puisĂ©, surmenĂ©, la tĂȘte sous l’eau ? Vous aimeriez savoir comment font ces personnes qui maĂźtrisent la gestion du temps ? Et vous souhaiteriez, vous aussi, reprendre le contrĂŽle de votre vie ?

En cliquant sur cet article, vous avez fait le bon choix. En effet, dans les prochaines lignes, vous allez apprendre Ă  optimiser ce que vous avez de plus prĂ©cieux : votre temps. Vous allez redĂ©finir vos prioritĂ©s. Et vous allez dĂ©couvrir comment augmenter votre temps passĂ© sur ce que vous aimez faire.

A la fin de cet article, votre vision de l’organisation s’en trouvera transformĂ©e. Votre Ă©tat d’esprit Ă©galement. Alors ĂȘtes-vous prĂȘt Ă  changer considĂ©rablement votre vie ?

Attachez vos ceintures, c’est parti !

Gestion du temps au travail
Au travail, une bonne gestion du temps dĂ©pend de votre aptitude Ă  gĂ©rer les distractions et les interruptions – Photo by Matthew Henry

Une bonne gestion du temps, c’est apprendre Ă  ĂȘtre efficace

On a souvent tendance Ă  penser qu’ĂȘtre efficace, c’est en faire le maximum, c’est avoir des journĂ©es remplies
 Ça, c’est ce qui s’appelle « ĂȘtre occupĂ© Â», et non pas « ĂȘtre efficace Â». En effet, ĂȘtre occupĂ© n’apporte pas forcĂ©ment ce sentiment de satisfaction du travail bien fait. L’efficacitĂ© en revanche, si !

Ainsi, vous pouvez rĂ©aliser 30 tĂąches dans une seule journĂ©e et avoir la dĂ©sagrĂ©able sensation d’avoir perdu votre temps. Inversement, vous pouvez ne rĂ©aliser qu’une seule chose essentielle au cours de votre journĂ©e et avoir l’impression d’avoir accompli quelque chose d’important. Je suis sĂ»r que cela vous est dĂ©jĂ  arrivĂ©.

Être efficace, c’est donc se concentrer sur les actions les plus importantes Ă  rĂ©aliser. Être efficace, c’est apprendre Ă  mettre le reste de cĂŽtĂ©, ou Ă©liminer les actions sans intĂ©rĂȘt. Vous devez apprendre Ă  faire les bons choix dans toutes ces tĂąches qui se prĂ©sentent devant vous chaque jour. Les bons choix dans les choses Ă  faire, et dans les choses Ă  ne pas faire. Tout simplement parce que vous ne pouvez pas tout faire.

L’objectif est donc d’apprendre Ă  mieux travailler, Ă  vous concentrer sur ces actions qui vous rapprochent de vos objectifs et qui vous rapportent le plus de rĂ©sultats. Ne cherchez pas Ă  remplir votre temps d’actions inutiles sur le long terme et qui ne vous apportent aucune satisfaction.

Pourquoi la plupart des gens ne savent pas s’organiser ?

La gestion du temps n’est pas quelque chose d’innĂ©

Tout d’abord, si vous lisez ces lignes et que vous vous reconnaissez dans ces difficultĂ©s Ă  gĂ©rer votre temps, sachez que vous n’ĂȘtes pas un cas isolĂ©. Bien au contraire. La plupart des gens n’arrivent pas Ă  s’organiser. La plupart des gens ont des problĂšmes de gestion du temps.

En effet, l’efficacitĂ© n’est pas innĂ©e. Elle s’apprend, s’entretient, se pratique au quotidien. A l’heure oĂč les distractions addictives nous envahissent, il est de plus en plus difficile de rester concentrĂ© sur une tĂąche, de rester efficace.

Sans maĂźtrise de la gestion du temps, sans efficacitĂ©, difficile de vaincre la procrastination, ce comportement qui caractĂ©rise notre Ă©poque actuelle. Il est si facile aujourd’hui, de cĂ©der Ă  une simple notification sur un Ă©cran, plutĂŽt que de rĂ©aliser une tĂąche certes nĂ©cessaire, mais qui peut sembler rebutante.

Une charge mentale saturée

Sans organisation, sans bonne gestion du temps, vous vous croulerez sous les tĂąches Ă  effectuer. Vous allez gĂ©nĂ©rer en vous des soucis, du stress… bref, de la charge mentale.

Cependant, votre cerveau conscient n’est pas fait pour emmagasiner toutes ces informations. C’est pourquoi vous avez en votre possession une sorte de mĂ©moire vive, comme dans les ordinateurs, appelĂ©e “mĂ©moire de travail”. Cette mĂ©moire de travail vous permet de gĂ©rer en mĂȘme temps un maximum de 4 Ă  5 informations.

En gros, lorsque vous surchargez votre cerveau conscient d’une multitude de tĂąches Ă  effectuer, comme le ferait un ordinateur, il va planter. Vous finissez par ĂȘtre en surmenage.

Une bonne gestion du temps en 4 Ă©tapes

1 – DĂ©finissez les objectifs que vous voulez atteindre

Si vous avez des objectifs bien précis, la gestion du temps ne sera pas un problÚme pour vous. En effet, Si vous définissez des objectifs SMART, vous saurez quelle direction prendre, dans quel sens avancer.

Engagez-vous pleinement dans l’atteinte de votre objectif

Plus votre objectif sera prĂ©cis, meilleure sera votre visibilitĂ©. Vous pourrez alors mieux estimer le temps nĂ©cessaire Ă  son accomplissement. Ce paramĂštre sera indispensable pour booster votre niveau d’engagement.

Mais votre niveau d’engagement sera Ă©galement motivĂ© par un deuxiĂšme paramĂštre. L’objectif que vous souhaitez rĂ©aliser doit avoir de l’importance Ă  vos yeux. Il doit ĂȘtre pertinent. Sans quoi, vous risquerez fort de ne pas rĂ©ussir Ă  l’atteindre. Tout simplement parce que les tĂąches que vous devrez effectuer pour atteindre cet objectif ne gĂ©nĂ©reront pas d’envie en vous.

Plus le résultat attendu sera positif pour vous, plus vous aurez envie de vous engager. Plus votre gestion du temps se fera de maniÚre naturelle et moins votre organisation sera fouillis.

Trouvez une cohérence dans chacune de vos tùches à accomplir

Vous serez bien plus efficace en ne vous concentrant que sur deux actions pertinentes qu’en vous Ă©garant sur 10 actions qui n’ont pas de sens.

Prioriser les tĂąches engageantes et pertinentes vous permettra de focaliser votre attention plus facilement. Vous ne serez pas tentĂ© de cĂ©der Ă  la procrastination. Vous augmenterez ainsi vos chances d’atteindre vos objectifs.

Bien sĂ»r, comme le recommande la mĂ©thode SMART pour se fixer des objectifs, soyez rĂ©alistes et dĂ©finissez des rĂ©sultats atteignables. Pensez Ă©galement Ă  une rĂ©compense que vous pourrez vous accorder si vous atteignez votre objectif. En effet, la rĂ©compense est l’un des Ă©lĂ©ments les plus importants dans votre chemin vers le succĂšs.

Maintenant que vous avez correctement dĂ©fini vos objectifs, il est une Ă©tape indispensable avant de vous mettre concrĂštement Ă  l’action.

2 – Mettez en place les bases solides d’un travail efficace

Avant de rentrer dans le vif du sujet, il est primordial de bien comprendre les fondamentaux d’une bonne gestion du temps. Des fondations solides sont essentielles pour durer dans le temps. Regardez les pyramides d’Egypte : elles tiennent debout parce qu’elles reposent sur des bases fortes ! Ce principe est le mĂȘme pour mettre en place des habitudes durables dans votre organisation personnelle et votre gestion du temps.

En mettant en pratique les 3 conseils suivants, vous pourrez mettre en place votre nouvelle organisation dans les meilleures conditions. Vous aurez les idées plus claires et ne serez pas tentés de céder aux tentations extérieures.

Listez ce qui vous empĂȘche d’ĂȘtre efficace

Cela peut sembler Ă©vident, mais il est important de dĂ©terminer, dĂšs le dĂ©but, la principale cause qui vous empĂȘche de bien vous organiser. En dressant une liste exhaustive de tout cela, vous allez vous rendre compte du nombre d’heures que vous perdez. Ce sont autant d’heures que vous pourrez rĂ©cupĂ©rer pour vos tĂąches importantes ou pour vos passions.

N’ignorez aucun dĂ©tail. Demandez-vous pourquoi vous n’arrivez pas Ă  rester concentrĂ© dans une tĂąche. Qu’est-ce qui est susceptible de dĂ©tourner votre attention ? Quelles sont les choses qui vous font perdre le plus de temps au quotidien

Pour la plupart des gens, il y a de fortes chances que vous retrouviez les mĂȘmes sources. Notamment les notifications de votre smartphone, la gestion de vos emails, les rĂ©seaux sociaux… Dans toute cette liste, essayez de dĂ©terminer les principales causes de votre problĂšme de gestion du temps.

Établissez vos propres rùgles

Qu’il s’agisse des notifications dues Ă  vos courriels, Ă  vos rĂ©seaux sociaux. Ou qu’il s’agisse des appels que vous recevez ou tout autre micro-Ă©vĂ©nement qui s’avĂšre chronophage, vous devez apprendre Ă  les contourner. Mieux ! Ă  les Ă©liminer !

Prenons par exemple votre rapport Ă  internet. Êtes-vous du genre Ă  consulter vos courriels toutes les 10 minutes ? A sauter sur votre smartphone Ă  la moindre notification ? A errer de pages en pages lorsque vous surfez sur internet ? Tous ces comportements sont de micro-Ă©vĂ©nements qui, mis bout Ă  bout, peuvent causer une perte de temps considĂ©rable. D’une part pour le temps qu’ils prennent, et d’autre part pour le temps nĂ©cessaire ensuite pour se concentrer de nouveau sur sa tĂąche Ă  accomplir.

L’astuce la plus simple pour contourner ce comportement, c’est de bloquer votre connexion. Vous pouvez par exemple interdire l’accĂšs aux sites les plus “addictifs” sur un laps de temps bien prĂ©cis. Vous pourrez ainsi vous concentrer durant tout ce laps de temps sur vos tĂąches prioritaires. Il existe pour cela de nombreux logiciels vous permettant de paramĂ©trer ce genre de blocages.

Si vous ĂȘtes plutĂŽt du genre Ă  recevoir beaucoup d’appels tĂ©lĂ©phoniques, faites de mĂȘme. Éteignez votre tĂ©lĂ©phone durant une pĂ©riode prĂ©cise.

Ces deux astuces sont des exemples qui peuvent vous inspirer si vous avez listĂ© d’autres causes. En cherchant des solutions, en mettant en place vos rĂšgles, vous verrez que cela aura un impact sur votre niveau de concentration. Vous constaterez que votre facultĂ© Ă  rester focalisĂ© sur une tĂąche prĂ©cise s’en trouvera boostĂ©e.

Mettez-vous dans les meilleurs conditions pour vous lancer !

Maintenant que vous avez trouvĂ© un moyen de contourner ou d’Ă©liminer ce qui vous empĂȘche d’ĂȘtre efficace, lancez-vous !

Mais attention, ne vous lancez pas n’importe comment !

Mettez en place dans votre organisation de nouvelles habitudes. Cela va contribuer Ă  crĂ©er dans votre cerveau les rouages d’une mĂ©canique bien huilĂ©e.

  • Faites du moment oĂč vous allez vous prĂ©parer Ă  travailler une vĂ©ritable routine qui vous donne envie de vous mettre en action. Cette mise en condition doit ĂȘtre la mĂȘme tous les jours jusqu’Ă  ce qu’elle devienne une habitude. Un peu comme les joueurs de tennis qui se prĂ©parent avant de servir en rĂ©pĂ©tant toujours les mĂȘmes gestes. Comme eux, vous vous mettrez dans les meilleures conditions pour vous lancer.
  • Limitez votre temps attribuĂ© Ă  une tĂąche. Mettez des alarmes, donnez-vous une durĂ©e prĂ©cise, mais n’y passez pas des heures. Rappelez-vous de ce que dit la loi de Parkinson : « Le travail s’Ă©tale de façon Ă  occuper le temps disponible pour son achĂšvement »
  • PrĂ©parez votre environnement. Mettez tout ce dont vous aurez besoin Ă  proximitĂ© de vous. Vous rĂ©duirez ainsi les risques de diminuer votre concentration en vous Ă©parpillant dans la recherche d’Ă©lĂ©ments indispensables Ă  la rĂ©alisation de votre tĂąche. Et vous vous mettrez ainsi Ă  l’abri d’une perte de temps inutile.

3 – Passez Ă  l’action !

Vous avez dĂ©fini vos objectifs. Vous avez fait table rase des causes qui vous empĂȘchent d’ĂȘtre efficace. Maintenant que vous avez mis en place les bases solide d’une organisation efficace, il est temps dĂ©sormais de passer Ă  l’action.

GrĂące aux Ă©tapes prĂ©cĂ©dentes, vous serez Ă  mĂȘme d’avancer dans vos tĂąches quotidiennes qui comptent le plus et de respecter vos engagements.

GĂ©rez les tĂąches les unes aprĂšs les autres

Comme nous l’avons soulignĂ© en dĂ©but d’article, ce n’est pas parce que vous accomplissez 10 tĂąches Ă  la fois que cela vous rend efficace. Bien au contraire.

Vous serez bien plus concentrĂ©, attentif et efficace si vous dĂ©cidez de terminer chaque action avant d’en entamer une nouvelle. Cela vous Ă©vitera Ă©galement de devoir revenir sur une action oubliĂ©e ou mal rĂ©alisĂ©e. Car le mode “multi-tĂąches” est le meilleur moyen de s’Ă©garer, de perdre des outils, documents importants, et au final, de mal faire les choses.

Restez focalisé sur votre tùche à accomplir

Toutefois, malgré tout ce que vous avez fait dans les étapes précédentes, il est possible que votre attention ne soit pas infaillible.

Pour cela, vous pouvez pratiquer l’implĂ©mentation d’intention. Il s’agit de la mĂ©thode du “Si [telle chose dĂ©tourne mon attention], alors [je mettrai en place telle action]”. Proposez ce genre d’intentions pour chacune des distractions et causes que vous avez notĂ©es plus haut.

L’implĂ©mentation d’intention a pour vertu de crĂ©er un lien entre une situation et un comportement dirigĂ© vers un objectif prĂ©cis. C’est ce qui ressort notamment de la thĂšse d’Eve Legrand, docteur en psychologie sociale (lire la thĂšse ici).

Ce qui rend cette technique efficace, c’est que vous formulez une intention. Vous anticipez sur la maniĂšre dont vous pouvez combattre une situation qui peut mettre Ă  mal vos efforts pour optimiser votre gestion du temps.

Dites par exemple : “Si j’entends une notification arriver sur mon smartphone, je ne la consulterai pas. Je mettrai mon tĂ©lĂ©phone en silencieux, et je terminerai ma tĂąche qui est primordiale dans l’atteinte de mon objectif.”

Et enfin, si ce sont vos pensées qui vous distraient, notez-les sur une feuille de papier, puis reveniez à votre action en cours.

Apprenez à gérer les interruptions

Lorsque vous ĂȘtes au bureau et que vous avez une tĂąche Ă  accomplir, il est parfois difficile de ne pas cĂ©der Ă  une interruption. Cela peut-ĂȘtre un coup de tĂ©lĂ©phone, un collĂšgue, ou le patron. Vous ĂȘtes alors forcĂ© d’abandonner ce que vous Ă©tiez en train de faire.

Et si vous appreniez Ă  refuser, sans pour autant dire non ?

Pour cela, octroyez-vous un créneau de temps chaque jour, pour vous consacrer aux interruptions. Ainsi, toutes les demandes que vous recevez, expliquez calmement que vous vous en occuperez dans ce créneau.

Par exemple, un collĂšgue vous interrompt dans la matinĂ©e alors que vous exĂ©cutez une tĂąche que vous considĂ©rez prioritaire, rĂ©pondez-lui “oui”. Vous avez dĂ©terminĂ©e votre crĂ©neau horaire de 14h Ă  16h. PrĂ©cisez-lui donc que vous vous en occuperez au retour de la pause dĂ©jeuner en prioritĂ©.

Cela vous permet de faire comprendre Ă  votre interlocuteur que vous avez entendu sa demande, mais que votre temps a tout autant de valeur que le sien.

Si parfois vous n’ĂȘtes pas interrompu, octroyez-vous tout de mĂȘme ce temps pour vous consacrer aux tĂąches non-prioritaires, mais chronophages

4 – Installez durablement votre nouvelle organisation

Ca y est, la gestion du temps n’a plus de secrets pour vous et vous ĂȘtes capable de tenir votre nouvelle organisation de travail de maniĂšre durable. Cette mĂ©thode de gestion du temps doit devenir une habitude solide.

Pour cela, il n’y a pas de magie. Vous devez ĂȘtre rigoureux au quotidien. Vous devez respecter ces techniques pour qu’elles finissent par s’ancrer en vous au point de devenir naturelles.

Ne soyez pas pressĂ© : laissez l’habitude se mettre en place

Je vous le dis dans beaucoup de mes articles. Installer un nouveau comportement n’est pas une course de vitesse. C’est plutĂŽt une Ă©preuve d’endurance avec des obstacles Ă  passer.

MaĂźtriser la gestion du temps n’est pas une mince affaire. C’est mĂȘme un sacrĂ© challenge !

Vous le savez Ă©galement, la volontĂ© et la motivation sont des paramĂštres trĂšs sensibles aux phĂ©nomĂšnes extĂ©rieurs. Si vous en ĂȘtes conscient, c’est dĂ©jĂ  un point positif. Cela veut dire qu’en cas d’Ă©chec, vous saurez faire preuve de clartĂ©, de luciditĂ©, pour vous ressaisir.

C’est pourquoi, comme pour tout, je vous recommande d’avancer progressivement. PrivilĂ©giez l’approche graduelle et laissez de cĂŽtĂ© votre impatience.

Ayez une motivation Ă  toute Ă©preuve

N’oubliez pas que si vous mettez tout cela en place, c’est parce que vous souhaitez avoir une meilleure gestion du temps. Ceci dans le but d’atteindre les objectifs que vous vous ĂȘtes fixĂ©s.

Il faut Ă©galement que vous ayez conscience qu’atteindre un objectif demande du temps. Et pour tenir dans la durĂ©e, la clĂ© du succĂšs sera, et restera, votre motivation.

Comme je vous le dis toujours, il faut se fixer des objectifs. Il faut viser trĂšs haut. C’est essentiel pour bĂątir votre succĂšs. Mais, comme je vous l’ai dit au dĂ©but de cet article, la clĂ© du succĂšs est, et restera, votre motivation.

En effet, je vous l’ai dĂ©jĂ  dit Ă©galement, les pyramides d’Égypte ont traversĂ© les siĂšcles grĂące Ă  leurs bases solides. Ainsi, si vos objectifs sont l’ensemble de la pyramide, alors votre organisation et votre gestion du temps en seront les fondations. Ne soyez donc pas avare de temps pour peaufiner votre nouvelle organisation.

Plus vous y consacrerez du temps, plus vous serez prĂ©parĂ© Ă  faire face Ă  n’importe quelle Ă©ventualitĂ©, notamment une baisse de motivation.

Si vous aussi, vous rencontrez des problĂšmes de gestion du temps dans votre quotidien, j’espĂšre que cet article saura vous apporter les solutions que vous attendez.

N’hĂ©sitez pas Ă  me faire part de vos retours dans les commentaires. Je me ferai un plaisir de les lire et d’y rĂ©pondre.

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9 Comments

  1. Alice Grownup 6 février 2019
  2. Alice Grownup 6 février 2019
    • Jung - Coach en ligne 8 fĂ©vrier 2019
      • Alice Grownup 8 fĂ©vrier 2019
        • Jung - Coach en ligne 10 fĂ©vrier 2019
  3. Lynfit 6 février 2019
    • Jung - Coach en ligne 10 fĂ©vrier 2019
  4. Emmanuel 18 juin 2019
    • Jung - Coach en ligne 21 juin 2019

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