La gestion du temps comme objectif
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Gestion du temps : mes 10 conseils indispensables

Vos journées surchargées se suivent et vous ne trouvez pas la solution pour vous en sortir ? Vous en avez assez de terminer chaque jour épuisé, surmené, la tête sous l’eau ? Vous aimeriez savoir comment font ces personnes qui maîtrisent la gestion du temps ? Et vous souhaiteriez, vous aussi, reprendre le contrôle de votre vie ?

En cliquant sur cet article, vous avez fait le bon choix. En effet, dans les prochaines lignes, vous allez apprendre à optimiser ce que vous avez de plus précieux : votre temps. Vous allez redéfinir vos priorités. Et vous allez découvrir comment augmenter votre temps passé sur ce que vous aimez faire.

A la fin de cet article, votre vision de l’organisation s’en trouvera transformée. Votre état d’esprit également. Alors êtes-vous prêt à changer considérablement votre vie ?

Attachez vos ceintures, c’est parti !

Gestion du temps au travail
Au travail, une bonne gestion du temps dépend de votre aptitude à gérer les distractions et les interruptions – Photo by Matthew Henry

Une bonne gestion du temps, c’est apprendre à être efficace

On a souvent tendance à penser qu’être efficace, c’est en faire le maximum, c’est avoir des journées remplies… Ça, c’est ce qui s’appelle « être occupé », et non pas « être efficace ». En effet, être occupé n’apporte pas forcément ce sentiment de satisfaction du travail bien fait. L’efficacité en revanche, si !

Ainsi, vous pouvez réaliser 30 tâches dans une seule journée et avoir la désagréable sensation d’avoir perdu votre temps. Inversement, vous pouvez ne réaliser qu’une seule chose essentielle au cours de votre journée et avoir l’impression d’avoir accompli quelque chose d’important. Je suis sûr que cela vous est déjà arrivé.

Être efficace, c’est donc se concentrer sur les actions les plus importantes à réaliser. Être efficace, c’est apprendre à mettre le reste de côté, ou éliminer les actions sans intérêt. Vous devez apprendre à faire les bons choix dans toutes ces tâches qui se présentent devant vous chaque jour. Les bons choix dans les choses à faire, et dans les choses à ne pas faire. Tout simplement parce que vous ne pouvez pas tout faire.

L’objectif est donc d’apprendre à mieux travailler, à vous concentrer sur ces actions qui vous rapprochent de vos objectifs et qui vous rapportent le plus de résultats. Ne cherchez pas à remplir votre temps d’actions inutiles sur le long terme et qui ne vous apportent aucune satisfaction.

Pourquoi la plupart des gens ne savent pas s’organiser ?

La gestion du temps n’est pas quelque chose d’inné

Tout d’abord, si vous lisez ces lignes et que vous vous reconnaissez dans ces difficultés à gérer votre temps, sachez que vous n’êtes pas un cas isolé. Bien au contraire. La plupart des gens n’arrivent pas à s’organiser. La plupart des gens ont des problèmes de gestion du temps.

En effet, l’efficacité n’est pas innée. Elle s’apprend, s’entretient, se pratique au quotidien. A l’heure où les distractions addictives nous envahissent, il est de plus en plus difficile de rester concentré sur une tâche, de rester efficace.

Sans maîtrise de la gestion du temps, sans efficacité, difficile de vaincre la procrastination, ce comportement qui caractérise notre époque actuelle. Il est si facile aujourd’hui, de céder à une simple notification sur un écran, plutôt que de réaliser une tâche certes nécessaire, mais qui peut sembler rebutante.

Une charge mentale saturée

Sans organisation, sans bonne gestion du temps, vous vous croulerez sous les tâches à effectuer. Vous allez générer en vous des soucis, du stress… bref, de la charge mentale.

Cependant, votre cerveau conscient n’est pas fait pour emmagasiner toutes ces informations. C’est pourquoi vous avez en votre possession une sorte de mémoire vive, comme dans les ordinateurs, appelée “mémoire de travail”. Cette mémoire de travail vous permet de gérer en même temps un maximum de 4 à 5 informations.

En gros, lorsque vous surchargez votre cerveau conscient d’une multitude de tâches à effectuer, comme le ferait un ordinateur, il va planter. Vous finissez par être en surmenage.

Une bonne gestion du temps en 4 étapes

1 – Définissez les objectifs que vous voulez atteindre

Si vous avez des objectifs bien précis, la gestion du temps ne sera pas un problème pour vous. En effet, Si vous définissez des objectifs SMART, vous saurez quelle direction prendre, dans quel sens avancer.

Engagez-vous pleinement dans l’atteinte de votre objectif

Plus votre objectif sera précis, meilleure sera votre visibilité. Vous pourrez alors mieux estimer le temps nécessaire à son accomplissement. Ce paramètre sera indispensable pour booster votre niveau d’engagement.

Mais votre niveau d’engagement sera également motivé par un deuxième paramètre. L’objectif que vous souhaitez réaliser doit avoir de l’importance à vos yeux. Il doit être pertinent. Sans quoi, vous risquerez fort de ne pas réussir à l’atteindre. Tout simplement parce que les tâches que vous devrez effectuer pour atteindre cet objectif ne généreront pas d’envie en vous.

Plus le résultat attendu sera positif pour vous, plus vous aurez envie de vous engager. Plus votre gestion du temps se fera de manière naturelle et moins votre organisation sera fouillis.

Trouvez une cohérence dans chacune de vos tâches à accomplir

Vous serez bien plus efficace en ne vous concentrant que sur deux actions pertinentes qu’en vous égarant sur 10 actions qui n’ont pas de sens.

Prioriser les tâches engageantes et pertinentes vous permettra de focaliser votre attention plus facilement. Vous ne serez pas tenté de céder à la procrastination. Vous augmenterez ainsi vos chances d’atteindre vos objectifs.

Bien sûr, comme le recommande la méthode SMART pour se fixer des objectifs, soyez réalistes et définissez des résultats atteignables. Pensez également à une récompense que vous pourrez vous accorder si vous atteignez votre objectif. En effet, la récompense est l’un des éléments les plus importants dans votre chemin vers le succès.

Maintenant que vous avez correctement défini vos objectifs, il est une étape indispensable avant de vous mettre concrètement à l’action.

2 – Mettez en place les bases solides d’un travail efficace

Avant de rentrer dans le vif du sujet, il est primordial de bien comprendre les fondamentaux d’une bonne gestion du temps. Des fondations solides sont essentielles pour durer dans le temps. Regardez les pyramides d’Egypte : elles tiennent debout parce qu’elles reposent sur des bases fortes ! Ce principe est le même pour mettre en place des habitudes durables dans votre organisation personnelle et votre gestion du temps.

En mettant en pratique les 3 conseils suivants, vous pourrez mettre en place votre nouvelle organisation dans les meilleures conditions. Vous aurez les idées plus claires et ne serez pas tentés de céder aux tentations extérieures.

Listez ce qui vous empêche d’être efficace

Cela peut sembler évident, mais il est important de déterminer, dès le début, la principale cause qui vous empêche de bien vous organiser. En dressant une liste exhaustive de tout cela, vous allez vous rendre compte du nombre d’heures que vous perdez. Ce sont autant d’heures que vous pourrez récupérer pour vos tâches importantes ou pour vos passions.

N’ignorez aucun détail. Demandez-vous pourquoi vous n’arrivez pas à rester concentré dans une tâche. Qu’est-ce qui est susceptible de détourner votre attention ? Quelles sont les choses qui vous font perdre le plus de temps au quotidien

Pour la plupart des gens, il y a de fortes chances que vous retrouviez les mêmes sources. Notamment les notifications de votre smartphone, la gestion de vos emails, les réseaux sociaux… Dans toute cette liste, essayez de déterminer les principales causes de votre problème de gestion du temps.

Établissez vos propres règles

Qu’il s’agisse des notifications dues à vos courriels, à vos réseaux sociaux. Ou qu’il s’agisse des appels que vous recevez ou tout autre micro-événement qui s’avère chronophage, vous devez apprendre à les contourner. Mieux ! à les éliminer !

Prenons par exemple votre rapport à internet. Êtes-vous du genre à consulter vos courriels toutes les 10 minutes ? A sauter sur votre smartphone à la moindre notification ? A errer de pages en pages lorsque vous surfez sur internet ? Tous ces comportements sont de micro-événements qui, mis bout à bout, peuvent causer une perte de temps considérable. D’une part pour le temps qu’ils prennent, et d’autre part pour le temps nécessaire ensuite pour se concentrer de nouveau sur sa tâche à accomplir.

L’astuce la plus simple pour contourner ce comportement, c’est de bloquer votre connexion. Vous pouvez par exemple interdire l’accès aux sites les plus “addictifs” sur un laps de temps bien précis. Vous pourrez ainsi vous concentrer durant tout ce laps de temps sur vos tâches prioritaires. Il existe pour cela de nombreux logiciels vous permettant de paramétrer ce genre de blocages.

Si vous êtes plutôt du genre à recevoir beaucoup d’appels téléphoniques, faites de même. Éteignez votre téléphone durant une période précise.

Ces deux astuces sont des exemples qui peuvent vous inspirer si vous avez listé d’autres causes. En cherchant des solutions, en mettant en place vos règles, vous verrez que cela aura un impact sur votre niveau de concentration. Vous constaterez que votre faculté à rester focalisé sur une tâche précise s’en trouvera boostée.

Mettez-vous dans les meilleurs conditions pour vous lancer !

Maintenant que vous avez trouvé un moyen de contourner ou d’éliminer ce qui vous empêche d’être efficace, lancez-vous !

Mais attention, ne vous lancez pas n’importe comment !

Mettez en place dans votre organisation de nouvelles habitudes. Cela va contribuer à créer dans votre cerveau les rouages d’une mécanique bien huilée.

  • Faites du moment où vous allez vous préparer à travailler une véritable routine qui vous donne envie de vous mettre en action. Cette mise en condition doit être la même tous les jours jusqu’à ce qu’elle devienne une habitude. Un peu comme les joueurs de tennis qui se préparent avant de servir en répétant toujours les mêmes gestes. Comme eux, vous vous mettrez dans les meilleures conditions pour vous lancer.
  • Limitez votre temps attribué à une tâche. Mettez des alarmes, donnez-vous une durée précise, mais n’y passez pas des heures. Rappelez-vous de ce que dit la loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »
  • Préparez votre environnement. Mettez tout ce dont vous aurez besoin à proximité de vous. Vous réduirez ainsi les risques de diminuer votre concentration en vous éparpillant dans la recherche d’éléments indispensables à la réalisation de votre tâche. Et vous vous mettrez ainsi à l’abri d’une perte de temps inutile.

3 – Passez à l’action !

Vous avez défini vos objectifs. Vous avez fait table rase des causes qui vous empêchent d’être efficace. Maintenant que vous avez mis en place les bases solide d’une organisation efficace, il est temps désormais de passer à l’action.

Grâce aux étapes précédentes, vous serez à même d’avancer dans vos tâches quotidiennes qui comptent le plus et de respecter vos engagements.

Gérez les tâches les unes après les autres

Comme nous l’avons souligné en début d’article, ce n’est pas parce que vous accomplissez 10 tâches à la fois que cela vous rend efficace. Bien au contraire.

Vous serez bien plus concentré, attentif et efficace si vous décidez de terminer chaque action avant d’en entamer une nouvelle. Cela vous évitera également de devoir revenir sur une action oubliée ou mal réalisée. Car le mode “multi-tâches” est le meilleur moyen de s’égarer, de perdre des outils, documents importants, et au final, de mal faire les choses.

Restez focalisé sur votre tâche à accomplir

Toutefois, malgré tout ce que vous avez fait dans les étapes précédentes, il est possible que votre attention ne soit pas infaillible.

Pour cela, vous pouvez pratiquer l’implémentation d’intention. Il s’agit de la méthode du “Si [telle chose détourne mon attention], alors [je mettrai en place telle action]”. Proposez ce genre d’intentions pour chacune des distractions et causes que vous avez notées plus haut.

L’implémentation d’intention a pour vertu de créer un lien entre une situation et un comportement dirigé vers un objectif précis. C’est ce qui ressort notamment de la thèse d’Eve Legrand, docteur en psychologie sociale (lire la thèse ici).

Ce qui rend cette technique efficace, c’est que vous formulez une intention. Vous anticipez sur la manière dont vous pouvez combattre une situation qui peut mettre à mal vos efforts pour optimiser votre gestion du temps.

Dites par exemple : “Si j’entends une notification arriver sur mon smartphone, je ne la consulterai pas. Je mettrai mon téléphone en silencieux, et je terminerai ma tâche qui est primordiale dans l’atteinte de mon objectif.”

Et enfin, si ce sont vos pensées qui vous distraient, notez-les sur une feuille de papier, puis reveniez à votre action en cours.

Apprenez à gérer les interruptions

Lorsque vous êtes au bureau et que vous avez une tâche à accomplir, il est parfois difficile de ne pas céder à une interruption. Cela peut-être un coup de téléphone, un collègue, ou le patron. Vous êtes alors forcé d’abandonner ce que vous étiez en train de faire.

Et si vous appreniez à refuser, sans pour autant dire non ?

Pour cela, octroyez-vous un créneau de temps chaque jour, pour vous consacrer aux interruptions. Ainsi, toutes les demandes que vous recevez, expliquez calmement que vous vous en occuperez dans ce créneau.

Par exemple, un collègue vous interrompt dans la matinée alors que vous exécutez une tâche que vous considérez prioritaire, répondez-lui “oui”. Vous avez déterminée votre créneau horaire de 14h à 16h. Précisez-lui donc que vous vous en occuperez au retour de la pause déjeuner en priorité.

Cela vous permet de faire comprendre à votre interlocuteur que vous avez entendu sa demande, mais que votre temps a tout autant de valeur que le sien.

Si parfois vous n’êtes pas interrompu, octroyez-vous tout de même ce temps pour vous consacrer aux tâches non-prioritaires, mais chronophages

4 – Installez durablement votre nouvelle organisation

Ca y est, la gestion du temps n’a plus de secrets pour vous et vous êtes capable de tenir votre nouvelle organisation de travail de manière durable. Cette méthode de gestion du temps doit devenir une habitude solide.

Pour cela, il n’y a pas de magie. Vous devez être rigoureux au quotidien. Vous devez respecter ces techniques pour qu’elles finissent par s’ancrer en vous au point de devenir naturelles.

Ne soyez pas pressé : laissez l’habitude se mettre en place

Je vous le dis dans beaucoup de mes articles. Installer un nouveau comportement n’est pas une course de vitesse. C’est plutôt une épreuve d’endurance avec des obstacles à passer.

Maîtriser la gestion du temps n’est pas une mince affaire. C’est même un sacré challenge !

Vous le savez également, la volonté et la motivation sont des paramètres très sensibles aux phénomènes extérieurs. Si vous en êtes conscient, c’est déjà un point positif. Cela veut dire qu’en cas d’échec, vous saurez faire preuve de clarté, de lucidité, pour vous ressaisir.

C’est pourquoi, comme pour tout, je vous recommande d’avancer progressivement. Privilégiez l’approche graduelle et laissez de côté votre impatience.

Ayez une motivation à toute épreuve

N’oubliez pas que si vous mettez tout cela en place, c’est parce que vous souhaitez avoir une meilleure gestion du temps. Ceci dans le but d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

Il faut également que vous ayez conscience qu’atteindre un objectif demande du temps. Et pour tenir dans la durée, la clé du succès sera, et restera, votre motivation.

Comme je vous le dis toujours, il faut se fixer des objectifs. Il faut viser très haut. C’est essentiel pour bâtir votre succès. Mais, comme je vous l’ai dit au début de cet article, la clé du succès est, et restera, votre motivation.

En effet, je vous l’ai déjà dit également, les pyramides d’Égypte ont traversé les siècles grâce à leurs bases solides. Ainsi, si vos objectifs sont l’ensemble de la pyramide, alors votre organisation et votre gestion du temps en seront les fondations. Ne soyez donc pas avare de temps pour peaufiner votre nouvelle organisation.

Plus vous y consacrerez du temps, plus vous serez préparé à faire face à n’importe quelle éventualité, notamment une baisse de motivation.

Si vous aussi, vous rencontrez des problèmes de gestion du temps dans votre quotidien, j’espère que cet article saura vous apporter les solutions que vous attendez.

N’hésitez pas à me faire part de vos retours dans les commentaires. Je me ferai un plaisir de les lire et d’y répondre.

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7 Comments

  • Alice Grownup

    Ce qui marche bien, pour moi, c’est l’idée de me fixer des tâches prioritaires mais accessibles à mon petit cerveau pour ménager sa susceptibilité. Et voilà bien les complications dans lesquelles je me débats, il est d’une susceptibilité aberrante ! Mais, au fil des jours, je décode ce qui, au fond, le tiraille. C’est que les blocages dont il est prisonnier m’empêchent d’être efficace et d’accepter les objectifs fixés, Il m’en détourne inlassablement. Pourquoi ? Parce qu’au fond, j’ai peur de les atteindre à cause de vieilles vieilles croyances bien ancrées. Alors, toute cette méthode excellemment décrite dans ton article permet, en l’appliquant chaque jour, de dénicher ces croyances et de mieux se comprendre. C’est du gagnant/gagnant !

    • Jung - Coach en ligne

      L’important, comme tu le dis, c’est que tu réussisses à décoder ce qui tiraille ton petit cerveau susceptible ^^
      Donc, certes, la priorité est d’observer les blocages, les raisons de ces blocages, les causes de tes peurs et les origines de tes croyances si bien ancrées. Mais il est important ensuite de se servir de cela pour trouver les solutions.

  • Lynfit

    Très difficile de se concentrer quand tant de choses peuvent nous perturber… c est le plus difficile à gérer je trouve… il faudrait prendre rdv avec soi même et se concentrer sur ce que l on doit faire 🙂

    • Jung - Coach en ligne

      En effet, le pire fléau de notre époque, il s’agit bien des distractions addictives qui sont montées en puissance depuis l’existence des smartphones. La techniques des intentions permet d’obtenir d’excellents résultats.

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